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展会组织者对参展商采取特别款待的作用

2012/10/16 www.kidsnet.cn 标签:展会组织者,特别款待 关注度:5604 0人参与 我要评论

    “接待”这个词的外延很广,它包括机场迎送、酒店客房、招待会、特殊活动等方面。此外,在服装会展业中还存在着一个特殊的被“接待”群体,即由参展商的朋友和家庭所形成的特殊群体。当参展商忙于参加白天的会展时,他们可以参加一些有组织的活动或旅游。

  接待活动的目的是为了表达对参展商的欢迎,让参展商感受到组织者特别的款待,庆幸自己或携带亲朋好友来参加你所组织的会展是一个正确的选择。

  机场迎送

  当参展商们走下飞机,步入行李认领处,看到会展举办城市和组织机构的欢迎标语和横幅时,心中会感觉很温暖。因此,会展组织部门应该在行李认领处设有一个接待处,并有专人解答参展商提出的问题,如在哪里兑换货币、哪条线路去酒店和会展中心最近、怎么联系汽车出租公司等问题,这样参展商肯定会对会展产生非常好的第一印象。

  接待工作好与坏的关键是接待人员问题。如果组织机构雇一个人在机场24小时等候航班,费用会非常高。可以借鉴“全国足球联赛”或“奥运会”这样的大型活动,主办国或主办城市的许多居民都愿意提供志愿服务,组织机构可以考虑按照以下方式解决:如果会展在某个大学附近召开,可以招募一些大学生当志愿者,作为回报,可以给他们提供去会展某个部门工作的机会。

  宾客接待

  宾客接待的内容和形式多种多样,可以是一次游览活动,也可以是延续一整天的各种活动。有些活动的内容是教育性的,有些活动带有一定的文化气息,如参观艺术博物馆、自然科学博物馆或历史名胜古迹等。当然,有些会展为宾客组织的活动可能只是逛街购物,从高级购物中心到布满小摊小贩的自由市场。在策划宾客活动前,你需要对顾客的年龄和人数做到心中有数。团队中大部分的人如果都对某个活动感兴趣,那么要注意随时调整自己的计划,以满足他们的需要。

  贵宾接待

  会展组织机构需要安排一个贵宾接待室来接待会展发言人和贵宾。贵宾室只向部分参展商开放,茶点与酒水要保证持续供应。组委会成员、发言人和其他贵宾持邀请信出入贵宾室。

    邀请信可以在会前邮寄,也可以在他们报到时发放,然后由工作人员领入贵宾室;或者把邀请信放在客房的床头柜上,摆放的位置要明显,客人一进入房间就可以看到。这种方法可以让客人掌握主动,自己决定何时去贵宾接待室。最后,还可以准备一些小纪念品作为礼品,因为大多数参展商喜欢反映地方特色的小礼品。

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来源:童装加盟网 责任编辑:kelly
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